Cuando pensamos en una celebración, se nos vienen a la cabeza mil ideas: local, música, invitados, menú, decoración. Es posible que las posibilidades asusten a más de uno. Por ello, la figura del event manager es una alternativa muy válida.
El éxito de cualquier tarea a emprender requiere de adoptar una visión y poseer las habilidades para llevarla a la realidad. Adicionalmente, organizar una fiesta demanda una inversión de tiempo y energía de los que no todos disponen.
¿Qué hace un organizador de fiestas?
Un event manager es un profesional que tiene creatividad, destreza y experiencia para idear, planificar y organizar una celebración o actividades recreativas de otra naturaleza. En cualquier caso es una figura de gran ayuda, pero para celebraciones de cierta envergadura es imprescindible.
Existen muchas discotecas que pueden recomendar a algunos de estos profesionales, o el local mismo donde se va a realizar el evento cuenta con este servicio.
Funciones del organizador
Este profesional analiza con la persona o empresa que requiere de sus servicios cuáles son los aspectos fundamentales a cubrir. Asesora al cliente y toma en cuenta todos los factores según el tipo de fiesta.
En base a lo acordado inicia la planificación del evento y presenta varias propuestas. Esto debe realizarse con suficiente antelación: en el caso de mega-eventos puede requerirse de hasta un año.
– Se encarga del proyecto y su puesta en práctica.
– Planifica y ejecuta el cronograma y se vela por el cumplimiento de los plazos establecidos.
– Jerarquiza las prioridades y las comunica eficazmente al equipo.
– Optimiza la administración de los recursos disponibles
– Administra el presupuesto de manera óptima..
– Se encarga de los aspectos legales, como permisos, contratos y seguros.
– Gestiona y negocia el alquiler de equipos, locales, mobiliario, catering y proveedores muy diversos, según el evento.
– Diseña la decoración, bien sea incluyendo elementos modernos y juveniles o creando ambientaciones más conservadoras y formales.
– Conoce el mercado y aporta información actualizada sobre las últimas tendencias.
– Contrata, planifica y gestiona aspectos como traslados y alojamiento para los invitados que así lo requieran, o de DJs y artistas invitados.
– Se encarga de la publicidad si es parte del plan, y hace llegar las invitaciones con antelación suficiente.
Ventajas de contar con este servicio
Entre las innumerables ventajas de una organización profesional mencionamos algunas.
– El cliente puede despreocuparse de infinidad de detalles y entregarse al disfrute.
– El evento es totalmente personalizado, no se aplican fórmulas ni recursos convencionales.
– Flexibilidad en la contratación de alternativas y proveedores.
– Costos planificados, limitados y ajustados al presupuesto
– Integración de elementos de calidad que logren una celebración sin fallas ni sesgos.
– Manejo de conflictos de manera profesional, discreta y sin perturbar a los participantes en el evento.
– Las situaciones inesperadas son manejadas por un único interlocutor.
– En muchos casos el organizador cuenta con equipos propios, lo que abarata costos y garantiza la disponibilidad.
La mejor manera de organizar celebraciones, desde una reunión o velada hasta fastuosas fiestas privadas para grandes grupos es la contratación de un profesional en la materia. El event manager puede ser la diferencia entre un gran éxito o un sonoro fracaso.
